Außenwirkung hat die Stadtkasse in der Brückenstraße 14 (zwischen dem Alten Rathaus und Museum Georg Schäfer) kaum; höchstens die beiden Außendienstler, die alljährlich eine halbe Millionen Euro von Säumigen eintreiben. In dem Kassengebäude gibt es seit dem Ende der 1970er Jahre keine Barkasse mehr, sondern nur noch den bargeldlosen Geldverkehr des städtischen Haushalts mit Einnahmen und Ausgaben von jeweils über 200 Millionen Euro in zwölf Monaten.
Amtsleiter (seit Mai 2000) Reinhard Hanel und seine 16 Mitarbeiter rechnen, veranlassen und verbuchen den gesamten Zahlungsverkehr der Stadt Schweinfurt, der städtischen Hospitalstiftung (samt Pflegeeinrichtungen der Stiftung), der Raspiller-Stiftung, der beiden Zweckverbände Musikschule und Fachober-/Berufsoberschule und der Kulturservice GmbH (Aufsichtskräfte und Reinigungskräfte der Museen und Galerien der Stadt).
Zigtausende Rechnungen und Einzahlungen sind alljährlich zu zahlen und zu verbuchen, etwa aus Grundstücksverkäufen, aber auch Ausgaben für Sport, Schulen oder die Stadtbücherei, Einnahmen der Volkshochschule und aus Messen und Märkten, Zahlungen des Jugendamtes und Baurechnungen, oder die Verkaufserlöse für das Brennholz aus dem Stadtwald.
Zu bearbeiten sind die Ein- und Ausgaben von Theater, Wirtschaftsförderung, Standes- oder Meldeamt, von der Bauverwaltung und aus Sondernutzungen, Pachten und Friedhofsgebühren, Zuwendungen, Staatszuschüsse, und Spenden; Zinsen, Pachten und Zwangsgelder; die Hundesteuer, Gebühren für Parkausweise, natürlich auch die Grund- und die Gewerbesteuer, Bußgelder, Gerichtskosten, Bearbeitungsgebühren und vieles mehr.
Tragend ist die Zusammenarbeit mit der Sparkasse und mit Banken, darunter vor allem die Flessabank als Schweinfurter Geldinstitut. Die gegenseitige Unterstützung erleichtert das Aufgliedern der Vorgänge und ermöglicht der Stadtkasse Tag für Tag einen korrekten Abschluss des Zahlungsverkehrs.
Zu den Aufgaben von Reinhard Hanel zählt des weiteren das Liquiditätsmanagement. In der anhaltenden Niedrigzinsphase ist es nicht einfach, Gelder unter der Vorgabe anzulegen, dass zu jedem Zeitpunkt genug auf der „hohen Kante“ ist, dass ständig alle Ausgaben ohne Kredite abzudecken sind. Es gibt Tage, an denen Einnahmen sprudeln (Gewerbesteuerzahlungen Großindustrie) und Tage, an denen Millionen abfließen, etwa Personalkosten oder für Hartz IV.
- Die Frauenbeauftragte
- Die Büchereileiterin
- Der Kulturamtsleiter
- Der Sozialreferent
- Der Referent für Sport und Schulen
- Die Finanzreferentin
- Der Ordnungsreferent
- Der Oberbürgermeister
- Der Baureferent
- Der Ordnungsreferent
- Amt für soziale Leistungen
- Das Bürgeramt
- Der Stadtarchivar
- Servicebetrieb Stadtgrün
Die Stadtkasse überwacht außerdem 70 Zahl- und Vorschusskassen. Vorschusskassen beispielsweise an den Schulen und bei der Feuerwehr für kleinere Anschaffungen, – Zahlstellen wie etwa beim Gartenamt, das Kompost erzeugt und verkauft. Zwei Außendienstler kümmern sich um Außenstände. Diese stehen vor der Tür der Säumigen, die ihr Brennholz, einen Bußgeldbescheid oder die Grundsteuer nicht bezahlt haben. Jährlich treiben sie um die 500 000 Euro ein.
Die Vollstreckung im Innendienst steuert nochmals die dreifache Summe bei. In nicht wenigen Fällen, so der Chef der Stadtkasse, geht es dabei um ungerechtfertigt einkassierte Sozialleistungen.