Kürzlich erhielt die Stadt Schweinfurt die Auszeichnung "Digitales Amt" von Digitalministerin Judith Gerlach verliehen. Wir haben deshalb bei der Pressestelle der Stadt nachgefragt, was die Stadt konkret macht, um die Digitalisierung voranzutreiben. Und wir klären, wie Schweinfurt im Vergleich zu Würzburg bei den angebotenen Online-Leistungen dasteht.
Wie wird die Digitalisierung in der Stadt Schweinfurt vorangetrieben?
Die stadtweit voll virtualisierte IT-Infrastruktur ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf den individuellen PC-Arbeitsplatz, was eine flexible Arbeitsplatzwahl in den Dienstgebäuden und Home-Office ermöglicht. 2018 wurde bei der Stadt Schweinfurt das Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Ziel dahinter ist, eine papierlose, medienbruchfreie (das heißt komplett elektronisch, Anmerkung der Redaktion) und ämterübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Im Anschluss setzte zuerst das Jobcenter das Projekt erfolgreich um.
Was bedeutet das konkret für das Jobcenter?
Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II können online beantragt werden, die Antragsformulare heruntergeladen werden. Für den Upload von Dokumenten steht den Kundinnen und Kunden ein elektronischer Briefkasten zur Verfügung. Im Jobcenter wird W-LAN bereitgestellt, damit die Kundinnen und Kunden Dokumente downloaden und uploaden können. Im Fallmanagement ist zusätzlich eine Beratung per Video möglich. Zudem wurde die Aktenführung vollständig digitalisiert, auch der Kunde unterschreibt vor Ort digital, um Medienbrüche zu vermeiden. Kommt Post in Papierform, wird diese zentral gescannt und nur noch digital weitergeleitet und verarbeitet.
Nutzt nur das Jobcenter diese digitalen Möglichkeiten oder auch andere Bereiche der Stadt?
Mittlerweile legen zehn städtische Dienststellen allgemeines Schriftgut im elektronischen Dokumentenmanagementsystem ab. Weitere Dienststellen werden gerade bei der Einführung der elektronischen Akte unterstützt. Ziel ist die flächendeckende digitale Aktenführung und eine effiziente bürgernahe Abwicklung elektronischer Geschäftsprozesse.
Wer kümmert sich um die Digitalisierung im Schweinfurter Rathaus?
Es gibt zwei E-Government-Beauftragte bei der Stadt Schweinfurt, die die Fachämter bei der kontinuierlichen Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sowie der elektronischen Aktenführung unterstützen.
Ist die Stadt Schweinfurt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro?
Der Weg in ein papierloses Büro ist sehr lang. Die Stadt steht zwar nicht mehr am Anfang, muss den Weg aber noch ein Stück weit gehen. Denn der Weg ist für alle Dienststellen, die jeweils sehr unterschiedliche Themen bearbeiten, individuell zu gestalten.
Welche Dinge können die Bürgerinnen und Bürger online erledigen?
Über das BayernPortal können 51 Leistungen erledigt werden, darunter fällt die Beantragung von Personenstandsurkunden, die Reservierung von Wunschkennzeichen oder die Gewerbeanmeldung. Darüber hinaus stehen der Online-Dienst "Digitales Rathaus" sowie weitere Antragsformulare im Formularcenter auf der städtischen Homepage zur Verfügung. In der Regel können diese per E-Mail an den jeweiligen Sachbearbeiter gesendet werden. Dadurch entfällt der Gang zum Briefkasten.
Wie werden die digitalen Angebote von den Bürgerinnen und Bürgern bisher genutzt?
Eine konkrete Erhebung erfolgt nicht. Im Bereich der zahlungspflichtigen Online-Anträge hatte die Stadt im Jahr 2020 im Durchschnitt etwa 30 zahlungspflichtige Online-Anträge im Monat, 2021 sind es durchschnittlich 190 Anträge. In der Gesamtzahl wurden im Zeitraum September 2020 bis September 2021 über 1800 zahlungspflichtige Online-Anträge abgeschlossen. Dazu kommen die ganzen kostenlosen Anträge. Das "Sichere Kontaktformular" wird aus Sicht der Stadt leider kaum genutzt.
Oft müssen Bürgerinnen und Bürger bei Anträgen in den Rathäusern ausgefüllte Formulare vorlegen. Wie funktioniert das online? Und wie funktioniert die Bezahlung bei kostenpflichtigen Aktionen?
Reine Formulare können von zu Hause aus heruntergeladen und vorab ausgefüllt werden. Bei Online-Anträgen wird der Bürger Schritt für Schritt durch das Formular geführt und die Daten werden direkt übermittelt. Die Bezahlung kann unmittelbar im Verfahren abgeschlossen werden, das ist über Giropay, Paydirekt oder Kreditkarte möglich.
Wie steht Schweinfurt im Vergleich zu Würzburg und Bayern da?
Schweinfurt muss sich mit seinem Online-Angebot nicht verstecken. Denn auch die Stadt Würzburg erhielt erst kürzlich die Auszeichnung "Digitales Amt". Aber auch die Kleinstadt Bad Königshofen (Lkr. Rhön-Grabfeld) ist eine der bisher 31 Städte, Gemeinden und Landratsämtern in Bayern, die die Auszeichnung erhalten haben. Im BayernPortal bieten Würzburg derzeit 55 und Schweinfurt 51 Online-Verfahren an. Überdies können die Bürgerinnen und Bürger in beiden Städten auf über 200 Formulare und knapp 800 Leistungen zugreifen.
Welche Leistungen sollen zukünftig noch digital Angeboten werden?
Die Stadt will den eingeschlagenen Weg zur weiteren Optimierung und der kontinuierlichen Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes konsequent weitergehen. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern alle Verwaltungsleistungen in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.
Stellen die digitalen Anträge für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus einen Mehraufwand dar, oder erleichtern sie deren Arbeit?
Die Online-Bereitstellung der Anträge hat zunächst das Ziel, den Service für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Die Stadt ist jedoch bestrebt, ihre internen Prozesse ebenso zu optimieren. Durch die digitalen Anträge ist zwar ohne Fachsoftwareanbindung keine vollautomatische Bearbeitung möglich, dennoch sind digitale Anträge eine Arbeitserleichterung. Die Lesbarkeit ist stets gegeben, bei Schnittstellen können Übertragungsfehler vermieden werden, Plausibilitätsprüfungen können automatisch erfolgen, so die Antwort der Pressestelle der Stadt.